电子档案归档 电子档案归档时间

电子文件归档与管理规范 [浅谈电子文件与归档]

摘 要：电子文件越来越成为现代文件的重要形式。由于电子档案管理与传统的纸质档案管理在理论、方法、标准等方面的不同，所以研究电子文件的特点，制定归档管理的对策，就显得越来越重要。

电子档案归档 电子档案归档时间

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关键词：电子文件；档案管理；纸介质；归档

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的别，这些别将是电子时代档案保护技术的新领域。

1、电子文件的定义

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、电子文件的两个基本特征

2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

3、 电子文件的真实性、完整性和有效性保证

3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

3.1.2 登记处理过程中的各类作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

3.2.1 建立对电子文件的作者可靠的身份识别与权限控制。

3.2.2 设置符合安全要求的作日志，随时自动记录实施作的人员、时间、设备、项目、内容等。 3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

3.5电子文件的处理和保存应符合的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法作、侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；作安全保证；身份识别方法等。

3.6 电子文件的收集与积累

4.1收集积累要求

4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。 4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

4.1.12 定期制作电子文件的备份。

4.2 电子文件的登记

4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A．1和表A．2)。 4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。

4.2.5 电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；0-超媒体链结文件；P-程序文件；D-数据文件。

5 电子文件的归档

5.1 归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

5.2鉴定

5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

5.2.3 电子文件的归档范围参照关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

5.5 归档

5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等技术因素。将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

目前，保护电子文件信息不被修改、、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。 然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

勘测工程电子档案归档与质量控制

我国城市勘测行业已整体实现从传统模拟测绘生产体系向数字化生产体系的转变，正逐步向资讯化测绘生产体系发展。武汉市勘测设计研究院对勘测工程档案的电子归档和质量控制不断探索，初步建立了规范的电子归档和质量控制流程，研发了基于网路的电子档案归档流程管理系统，实现了电子归档的线上作业和管理；研发了基于资料库平台Oracle和地理资讯系统平台ArcGIS的电子档案质量控制应用程式，实现了归档质量控制的自动化。 电子归档 归档流程。勘测工程从初始登记到档案归档，经过了“任务受理→外业作业→内业处理→多重质量监控→工程归档（案卷整理）→档案质量控制→档案资源建库→更新基本地形图资料库→档案利用”流程。作业部门首先使用“勘测工程专案管理资讯系统”初始登记，获取任务号，纳入院专案管理流程；然后使用“城市勘测电子档案分发服务系统”，收集资料，利用已有成果，实施外业作业、内业处理，形成电子档案和纸质资料，经质量监控合格后提交使用者，同时将原始记录等档案资料提交档案部门。档案人员接收纸质资料和电子档案，验收、鉴别资料的及时性、完整性、准确性和一致性，检查资料是否完备、内容是否一致及档案幅面、格式是否符合标准；合格的归档资料进行整理和立卷，根据工程资讯配赋案卷资讯，属案卷变更的任务用已有档案号，新案卷建立新归档资讯；对完成案卷整理的档案实施质量控制，确保案卷和电子档案的正确性和规范性；成品纸质档案入库管理，电子档案进行资料入库；同步进入“城市勘测电子档案流程管理系统”，记录整个档案管理流程。 档案分类。勘测工程档案的一个鲜明特点就是借阅、利用频率高。为提高工程档案的检索、使用效率，我们参照标准，制定了勘测工程档案号编制规则。档案号由分类号、年度、任务号和分卷号四部分组成，中间以“.”号隔开，分类号描述工程档案类别，分为“E1”测绘工程档案、“E2”岩土工程档案和“E3”基础地理资讯档案三大类；年度号表示任务受理年份；任务号以四位数值表示不足四位者，前补零；分卷号即案卷的分卷代号。如，2001年的第78个地形图测量任务，其档案号为“E141.2001.0078.1”。 纸质归档。由于城市勘测档案的双套制归档要求，纸质资料归档仍是重要的档案工作之一，采用传统手工方式进行，归档范围主要包括技术设计书、利用资料、计算资料、成果表、点之记、变更记录表和成果图等。验收后，按传统方法整理、装订、编写页码、填写卷内档案目录表和备考表、登记卷内目录、编制案卷封面、装盒入库。同时，档案工作人员依据不同许可权在“城市勘测电子档案流程管理系统”中同步填写工程资讯、作业资讯、案卷目录、管理资讯和利用资讯等元资料，当然大部分资讯可以从“勘测工程专案管理资讯系统”中自动迁移过来，尽量减少手工录入工作量。 电子归档。电子归档除依纸质归档流程外，还有其特殊性。勘测工程电子档案归档的整理、验收采用人机互动方式完成，不仅要鉴定电子档案的完整性、正确性，更要保证电子档案与纸质档案的一致。档案人员利用专门软体整理电子档案，生成工程资讯档案，记录工程的任务和案卷资讯，包括表示工程位置与范围的座标和相关档名称；然后将工程资讯档案与工程任务资料夹整合在一起，按顺序、分任务案卷刻入光碟，存入库房，光碟的案卷编号根据刻录的工程档案号编制。归档电子档案再由专业人员汇入资料库，建立档案资源库，从而为“城市勘测电子档案分发服务系统”构建资源资料，实现勘测工程电子档案的检索与分发利用。 归档质量控制 1. 归档常见问题 勘测工程档案验收和工程资讯录入受到作业人员自身作水平、作业习惯与经验的影响，人工作自由度较大，都可能出现质量问题。大多质量问题是由于资料录入不规范、不严谨造成的。通过质量控制的实践和分析，现罗列出勘测工程归档常出现的问题： 1归档资料不完整，作业部门提交的成果有缺漏。 2归档资料内容错误、缺漏，如资料中必须填写的内容没有填写或填写不完整。 3归档档案内容不一致，特别是纸质资料和电子档案不一致包括图形。 4工程属性错误，主要是指整理电子档案时生成的工程资讯档案中属性录入不合规范要求，有：①重复性录入，如出现多条相同工程记录；②必填属性缺漏或空白；③格式错误，如工程日期、档案总张数、座标等出现非数字字元，档案号未按标准格式录入等；④逻辑性错误，即具有逻辑关系的属性间发生错误，如工程开始日期比结束日期晚，结束日期大于归档日期；⑤相关联的属性没有一致，主要是档案号与任务号中的年度、类别和流水号不相同。 5电子档案缺漏或错放，导致工程任务夹中电子档案与工程资讯的记录不一致，出现缺漏、档案命名不统一等情况。 2. 质量检查机制 档案资料中心针对上述问题，建立了一套较合理的质量检查机制，主要包括： 1完整性检查：检查作业部门提交的纸质资料和电子档案是否完备，有无缺漏，纸质资料检查由人工完成，电子档案采用人机互动方式。 2准确性检查：检查纸质资料和电子档案的内容是否正确、是否与工程任务相符，格式是否符合标准，检查方式与1相同。 3一致性检查：人机互动完成，主要是将纸质资料与电子档案进行一一比对，检查两者是否相同，特别是图纸和电子图的比较，需运用AutoCAD专业软体。 4电子档案属性规范性检查：检查工程资讯档案各属性是否正确。利用“工程电子档案质量检查”软体自动完成，针对上述常出现的问题，主要包括重复性检查、格式检查、逻辑性检查和属性一致性检查等。 5电子档案一致性检查：检查相关电子档案是否和工程资讯中罗列的电子档名称一致，从而避免工程电子档案的缺漏或错放。同样由“工程电子档案质量检查软体”自动实现。 6资料库检查：将电子档案汇入资料库后，利用资料库高阶语言的聚类分析、字串处理、数学和逻辑函式查询、统计出各种资料，从全库整体角度检查错误。这是一种高阶的自动化检查机制，需要具有一定资料库管理基础的档案员完成。 3. 电子档案质量检查软体的实现 针对勘测工程电子档案的特点和档案工作的流程，我们档案资料中心研发了“电子档案质量检查软体”，利用计算机完成电子档案质量的自动检查。“电子档案质量检查软体”是针对工程资讯档案与电子工程资料夹整合模式，在VB.NET环境下开发，实现电子档案属性合法性和档案一致性检查。软体作简单，指定工程资讯档案和储存电子档案的工程资料夹，程式将自动读取资讯档案中各工程专案，提取属性资讯，检索相关电子档案，并按照“重复性检查→格式规范检查→逻辑性检查→属性一致性检查→电子档案一致性检查”步骤检查，同时以进度条动态显示检查进度。后的检查结果直接显示在视窗结果栏中，也可汇出储存。 该软体已检查了1999～2006年18000多个工程档案，查出错误约200个，检查错误率约为1.11％，使电子档案的质量得到了有效保障。 结语 在规范档案工作流程的同时，我们将档案工作与生产管理同步规划，初步实现了档案的全过程管理和前端控制，并利用先进的资料库平台和实用的应用系统完成档案相关工作。这些工作的开展和新技术的探索，已取得初步成效： 1. 初步形成了一套规范的勘测电子档案的工作流程，通过基于网路的流程管理系统规范档案的全过程管理，并建立了奖惩机制。 2. 在档案工作中贯彻和强化质量控制理念，使用先进的技术手段以保证电子档案的正确性，为档案的再利用奠定基础。 3. 基于区域网，利用资料库平台加强勘测工程电子档案的管理，在保证资讯资源安全的前提下为勘测工程档案的再利用提供便利的查询手段，充分发挥电子档案的价值。

工程建设电子文件归档和电子档案管理的难点

工程量更大，通过数字设备及环境生成。

1、电子档案；难点；重点电子档案与传统纸质档案相比，其工程量更大，难度也更高，给档案管理人员的工作提出了更高的要求。

2、电子文件归档的难点：建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带磁盘或光盘等载体依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括工程准备阶段电子文件监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。相对应的产生单位有建设单位、监理公司施工单位设计单位和勘察单位等。

电子档案应归档范围包括

直接形成的对和具有保存价值的电子文件应当纳入归档范围。

形成时没有相应纸质载体但可输出纸质载体的电子文件，需要根据其价值界定归档范围和划分保管期限，其保管期限可参照同类纸质档案基础上适当放宽和延长，有条件时可输出纸质文件保管，但电子档案仍旧需要纳入归档范围。形成时没有相应纸质档案而且也无法输出纸质载体的电子文件和电子档案，应将其纳入归档范围，并全面鉴别其价值，保管期限可适当从长。

电子档案以哪种格式为主

电子档案以PDF格式为主。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件的，通常以案卷为单位。

电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。

高三纸质档案和电子档案有什么区别，区别有多大？

纸质档案和电子档案的区别

一、管理方法的区别

1、归档

把办理好的文件整理立卷，定期交到档案部门就为纸质档案的归档。

电子档案的归档比纸质档案要复杂，归档方法包括物理归档和条理性的归档。

条理性的归档方式，是通过信息设备把电子档案中的地址存储在网络设备中的相关存储设备当中，档案部门记录的是归档的电详细来源，由信息设备直接查阅该电子档案。条理性的归档方式对信息设备的要求非常之高，需要高超的技能、相关业务及信息设备的具体条件，要具备十分严谨的管理方式及稳定的网络系统环境。

物理归档就是将电子档案采取脱机备份，移交到档案部门，实行脱机保存。

2、整理

把需要加以整合的档案整理到位就为档案的整理，加以组合、排序、区分、编目，形成一个完整的系统。根据档案中的整体内容、地址来源、组成方式和时间等历史信息进行组合、区分、编目和排序。纸质档案的整理比较复杂化，基本是手工进行作，效率低且劳动强度大。

电子档案的整理涵盖两个方面：排序和分类，建立数据库。由于电子档案能通过计算机系统进行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自动化的系统对电子档案加以自由的组合分类。

3、编目与审核

编目纸质档案的方式记录卷内文档的有关目录信息、将备考表编制完整、封面的整体编目以及编号等，后形成完整的目录。通过实际作将这些目录进行审核。

电子档案在计算机的系统具备极强的推理功能和逻辑性，可以自行完成对提要、全文及文件名的处理，选取关键词转换成规范的分类号和主题词，进而实现自动标引，而电子档案检索是根据电子档案的检索系统，可提供出多种检索的途径，更能满足用户不同的检索需求。

4、保护中的异

载体寿命的异

纤维素的好坏会对纸张的质量产生决定性的因素，在对档案加以保护的过程当中，一定要把化学反应的所需条件解决，才能使纸质档案的整体质量更高。

电子档案所用的设备是光碟和具备磁性的载体。光碟是通过激光来获取并存储信息，目前，光碟利用的记录载体包含了，碲合金、碳铝中的化合物、硒及部分在激光作用下产生变化的相关材料。而磁粉当中残留下的的磁性化合物，是将信息记录好的决定性因素，其会因外磁场的破坏而消磁或退磁。

扩展资料：

电子档案用途

虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。

存储类型

目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。

纸质档案的修复

档案文件在保存和利用过程中，由于内因和外因的综合作用和影响，久而久之，便会导致脏污、破裂、纸质腐朽及字迹褪色等种种损伤。因而便有了档案文件的修复问题。

文件的修复方法很多，大体有两个方面，一是修复文件载体。如加膜、修裱、去污、增塑等二是恢复载体所记录的信息。例如显示褪色字迹的照相法，以及录音、录像档案的修复方法等。对各种不同的修复方法，档案工作者应特别注意优化选择。否则，就可能事与愿违，“修复”后，不仅没有恢复档案原貌，反而破坏了档案。

参考资料来源：百度百科-电子档案

参考资料来源：百度百科-纸质档案