发挥会计数据要素服务单位功能 会计数据的重要性

ERP环境下对企业会计思考信息化建设的思考

（三）会计软件的安全性

【摘要】ERP的实施，引发了企业的业务流程、组织结构、管理制度等各个方面的变革。在内部控制的新环境中，必须建立一套行之有效的会计内部控制体系，才能保障内部控制系统的有效实施，促进企业资源的配置和优化，实现经营的持续发展和稳定增长。

发挥会计数据要素服务单位功能 会计数据的重要性

二、企业会计信息内部共享及外部互联

【中图分类号】 F232【文献标识码】A

【文章编号】1674-1145（2008）06-0082-02

ERP（企业资源）作为一个信息高度集中的管理系统，整合了企业内部资源，是企业信息化建设的核心部分。根据COSO委员会在其研究报告《内部控制——一体化框架》提出的内部控制的整体框架概念，企业内部控制涉及企业生产经营的控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督等方面，从总体上了企业经营的各个环节。对每一个实施ERP的企业来说，需要结合自身的具体情况，设计出适合企业会计的内部控制制度。

一、ERP环境下会计内部控制特征

ERP系统是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面集成企业的所有资源，并为企业提供决策、、控制与经营业绩评价的全面化、整合化和动态化的管理平台。它打破了传统的以职能划分的作业模式，全面形成将新的管理思想、管理模式和信息技术的集成；将业务流程与会计流程、会计核算与会计控制的集成；将物流、资金流、信息流的集成，实现了财务与业务的一体化，是一个高度集成的信息系统平台。因此对企业内部会计控制体系环境提出了新的要求，并具有以下新特征：

传统的内部会计控制是依据内部牵制理论，通过不相容职务的分离，账目核对等手段，达到查错纠弊的目的。ERP系统是以人、财、物、信息等企业资源进行整合优化的集成管理系统，管理者的观念更新是企业成功实施ERP系统的前提。首先，要从传统的查错纠弊理念转为防错纠弊的内部控制理念。ERP系统内嵌的控制机制是按照人们事先设定的控制参数和程序对日常交易活动自动进行。企业在实施ERP 系统的同时必须对业务流程进行风险评估，设置关键的控制点并建立相应的控制措施和程序。其次，要从过去的会计事后反映观转为会计实时控制观。传统的会计流程远离业务流程，会计只能进行事后核算和反映，导致会计控制职能难以发挥作用。过去企业内部等级呈金字塔式，自上而下非常明显，企业上层一般先将工作分解成过程，然后通过行政指令分配和控制。而在ERP环境下，企业内部控制层次明显减少，管理扁平化成为可能，不再是组织等级的上层，而成为行动的核心。信息经济要求企业的阶层学会协调与基层人员的关系，激发他们的潜能， 并在一个开放和动态的环境中发现内聚力。此时企业的内部控制不再是更多地基于权力的需要， 而是基于信息的科学性和企业健康发展的需要。

（二）的会计内部控制视角

传统的会计控制一般都是二维控制模型，维度是一种基于制度的规章控制，依照会计信息处理的输入、处理、输出三个基本环节进行规范会计质量静态控制；第二维度是会计业务处理过程的反映控制。而在ERP条件下的会计控制模型是一种基于企业经营环境、管理理念、管理模式和业务流程要求的实时动态控制模型。重建这种会计控制模型需要针对企业每项业务流程充分挖掘实时动态的控制需求和控制规则，ERP系统的高度集成、实时动态化和物流、资金流、信息流“三流合一”等特点和它对会计控制的要求，应将内部会计控制划分为企业人文普遍控制、信息系统普遍控制和业务与会计控制体系的有效性产生冲击，形成会计普遍控制三个立体动态维度。

（三）更新的会计内部控制手段

ERP系统环境下，业务环节和交易方式的变化会对每个业务循环的具体控制目标和内容有所调整，传统的会计控制方法的控制力度减弱，而一些先进的控制方法，如预算控制、会计控制、标准成本控制等管理会计控制方法有了广阔应用的空间。由此，会计控制方法也要随之按所需的支持技术和工具的发展而不断创新。，要根据会计控制的内容对控制方法进行刚性化分解，即分离出可以由程序自动执行的控制方法，制定标准的制度规范，以便计算机程序自动控制；技术架构。如ERP系统通过整合从采购到付款、订单的获取到的开出等不同职能部门的业务，形成了集中、单一的数据库，简化和压缩了过去跨部门的审批流程。在这种情况下，手工环境中用于企业内部控制的许多审计线索在ERP系统引入后消失了且过去基于文件审批的内部控制机制，也无法适应ERP基于流程的管理需要。这些变化在一定程度上减化了企业内部整体控制体系的有效性，这样一来内部控制风险体系必将呈现新的特征。第二，要利用ERP系统提供的先进实时控制技术和工具对会计控制方法进行实时化改进，以便于对各个业务循环的具体控制内容进行实时控制。第三，要将先进的、精细的管理会计的控制方法实用化，以便将这些方法应用到各个业务循环的关键控制环节，通过会计控制实现管理的增值。第四，要对各种会计控制方法进行集成化改进，以便适应对ERP系统环境下集成的业务和会计流程进行控制。 二、ERP环境下会计内部控制的实施

（一）建立适合ERP环境实施的会计内部控制制度体系

（二）ERP环境下会计内部控制应注意的问题

1．应用作控制的变化，在ERP环境下，很多会计数据的录入和生成工作已经前移至业务部门，在财务人员对后台配置相应会计科目后，业务部门的人员只需录入业务数据，由授权部门进行审核、确认、计量，并登录ERP系统进行业务作，系统自动生成会计凭证，原始会计资料在作完成的同时，这些信息就会通过计算机网络集成到财务模块，自动完成财务账簿登记。

2．通过软件系统实施控制，可以克服人为因素干扰，做到同步。主要通过事前的预算和授权控制，事中业务作和会计系统控制，事后数据核对和及制度完成检查可以有效地保证资产安全，保障制度执行，提高会计信息质量。目前通过作用户的权限控制、PS模块分级管理、预算两级分解、MM模块材料购置五级审批等岗位权限的相互制约、相互牵制，内部控制已经由以前的文件形式逐步落实到信息系统中。当然，ERP系统也不是的，全面、有效的内部控制离不开信息手段与传统手段的协调配合，这就需要制定许多系统之外的制度，包括：成本核算制度、财务审批制度、定额管理制度等作为ERP系统的有益补充。

3．检查单位内部控制执行情况仍是一项重要的工作，单位应根据其组织结构和岗位职责，建立相应的作规程，确定对系统有权进行作的人员，并设定这些人员的作内容和权限以及对信息的查询范围，以保证输入的数据是经过必要授权的。

（1）上机管理控制。ERP系统的计算机应做到专人专用，每台计算机都分配给人日常使用，其他人未经人或部门允许不得使用，人要定期更换上机密码；系统应将每台计算机的名称、IP地址与网卡地址绑定，其他人不得随意更改。一般来讲，计算机的上机管理措施包括机房管理制度、轮流值班制度、上机记录制度、防治计算机的措施和编制完善的用户作手册等。

（2）会计业务处理控制。除执行传统会计中各项有效的财务处理制度外，还要制定适合ERP系统运行的制度，这些制度的适用范围包括财务模块和其他业务模块。ERP环境下，企业同样要建立不兼容职务相互分离控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制等，还要建立职务轮换制度。

4．应重视对内部控制制度风险的评估。在ERP系统中，企业内部各个模块的信息是按事先制定的控制标准和公用格式进行传递的，这些控制标准和格式一旦制定交由计算机控制，有效地弥补了人工环境下的缺陷。但企业经营活动及内部控制中依然存在重大异或缺陷的可能性，管理人员应当合理运用专业判断，对企业管理层的品行和能力，管理层遭受的异常压力，经营活动的复杂性，环境因素，内部控制设计情况，容易受损失或被挪用的资产等方面施行相应的审计程序，并对风险进行评估，以确定是否采取更为详细的检查程序，以便将检查风险降低至可接受的水平。

三、完善企业会计内部控制的几点建议

1．增强新环境意识，全员认识ERP系统。ERP系统不仅仅是给企业带来了ERP软件，更重要的是给企业带来了先进的管理理念。企业实施ERP的过程，要关注观念的变革与创新，将ERP的管理理念引入企业的过程。那么ERP的实施必然涉及企业业务流程、组织机构设置、人员配置等方方面面的配套改革，也必然涉及各方面利益关系的调整，所有这些仅仅依靠企业的几个部门的参与是不够的，需要企业对全体员工对适应ERP的实施进行培训，让企业员工全面认识ERP带来的先进管理理念，让员工熟悉ERP系统的结构和运作要求，改变原有的陈旧管理观念，提高管理水平和系统作能力。

2．建立科学、严密的会计内控作制度。ERP环境下，企业原有的内部控制活动和组织结构扁平化，对原有手工业务流程要进行重新设计，不仅改变了企业的业务流程，梳理工作流程，控制制度要严密，而且要抓好关键人，如分支结构负责人和财会部门负责人；把握关键部位，如审批程序、资金调度、交接手续、电脑作密码等；管好关键物件，如重要的、银行票据、印鉴等；控制关键工作岗位如、银行出纳、收支事项及凭证的核准、实物负责人等。ERP系统中内部牵制是指在对具体业务进行分工时，不能由一个部门或一个人来完成一项业务的全过程，必须要建立科学、严密的会计内部控制体系。它由适当授权、不相容工作的分工、凭证和记录、接近控制、检查等环节组成。这种制 （一）会计内部控制要素发生新的变化约包括上、下级之间的互相制约、相关部门之间的相互制约。如会计信息收集、归类过程中，除了制单外，必须有复核并由财会主管审批；又如流转业务中，收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务应分工管理，互相牵制。ERP信息系统环境的权限控制始于系统初始设置阶段，即通过系统（或系统维护员）对、工作范围等进行设置（输入相关的数据）；每个岗位人员采用口令密码按照所授予的权限对系统进行作业，不得超权限接触系统。同时由于系统维护人员和熟悉信息系统技术的相关人员能直接接触会计数据库、会计软件，他们的有意作案或无意的错误作所造成的影响很难估量，因此必须用严格的制度约束他们。要做到业务决策人员与经办人员权限设置全面分离制约，将业务授权（管理职能）、业务执行（保管职能）、业务记录（会计职能）、业绩检查（监督职能）很好的分离；重大事项的决策和执行很好的分离制约。

3．确保会计内部控制制度的有效实施。建立科学、严密的企业财务内部控制制度，是安全、有效实现财务管理目标的基础。通过加强考核、监督、制约机制，促使企业会计内部控制制度的有效实施，充分发挥ERP对企业资源的整合作用，促进企业资源的配置和优化，实现经营的持续发展和稳定增长。

【参考文献】

[1]李连华．内部控制学[M]．厦门：厦门大学出版社，2006.

[2]郭东强．基于信息技术的ERP与ERP关系研究[J]．当代财经，2000，（6）．

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[4]李明辉．试论内部控制报告[J]．上海会计，2002，（5）．

[5]陈关亭．中美内部控制评审准则比较[J]．审计研究，2002，（5）．

【作者】冯太业（1967- ），男，广西浦北人，广西钦州商贸学校讲师，研究方向：会计与财务教学。

着加入WTO,大力推动企业信息化建设，以信息化带动工业化。企业越来越认识到信息化建设的重要性，纷纷寻找适合自己的信息化软件和服务厂商、咨询公司。企业信息化可以按照不同企业的实际情况选择适合自己信息化的内容，如选择财务软件首先实现;或选择进销存软件管理企业的库存，采购和销售。对于希望一步到位或信息化基础条件较好的企业可以直接选择ERP软件实现企业全面资源管理。 企业的信息化首先必须依靠软件。面对众多的软件厂商，面对各种各样的软件，企业必须睁大眼睛分辨哪些是适合自己企业的ERP软件，哪些能够真正提供ERP实施和咨询服务。因为毕竟ERP软件不是财务软件，不是进销存软件;开发财务软件和进销存软件的公司也很难为企业提供好的ERP实施和咨询服务。国产财务软件在的成功，相当一部分应该归功于我们的财务会计政策阻挡了国外财务软件的进入，在这基础上财务软件的发展经历了三个阶段：一、账务处理阶段：利用软件实现账务处理、科目管理、凭证输入、明细分类账和总分类账核算。这种系统应用具有局限性：应用水平低，缺乏标准化、规范化、系统化，妨碍了会计信息的交流，难于更充分、广泛、及时的利用会计信息。二、全面核算阶段：这阶段财务软件内容涵盖了所有会计核算业务，包括了所有账务处理和核算，一定程度上实现了系统数据共享和系统集成。第三阶段：向管第理会计方向发展，为企业提供更多的基于财务数据的决策支持。ERP是以企业业务流程为主导来构建和实现的，它包含和实现了企业大部分业务流程的系统管理。现在我们来看看财务软件与ERP的区别:从范围上来看：财务软件是ERP的一部分。ERP软件一般按照模块可以分成：财务管理、销售管理、后勤管理(采购管理、售后和库存管理)、生产管理和人力资源管理等。因此ERP涵盖的范围永远比财务软件来的广，它对企业的整个资源进行有效的整合，使企业的资源能够化的得以利用。财务管理是ERP中的一个组成部分，可以单独使用或与其他模块紧密集成使用。随着财务制度与接轨，越来越多的ERP厂商都对财务部分进行了符合财务制度的修改。因此在企业选择信息化建设时如果因为资金或想分阶段进行时，建议可以直接选择成熟ERP软件中财务管理部分或进销存部分。这样可以为后续的信息化建设节省资金和时间。从工作的机理上来看：财务软件因为只是单纯的针对公司业务进行财务核算和管理，因此财务核算前提是：对各项业务单据编制凭证手工输入系统，系统再进行汇总和分析。财务人员大部分的时间仍然要面对繁琐的财务凭证录入工作而无法将时间用在财务管理上。而ERP中企业的业务是以流程为导向，财务模块通过ERP中的自动分录系统将这些流程紧密集成在一起，针对不同的业务类型自动触发会计，而这些会计对应的凭证已经预先定义会计科目，所以当业务类型发生时，系统自动产生会计凭证，更新到分类账和总账。财务人员的工作内容就是对这些凭证进行审核或由系统自动审核，这样就大量的减轻财务人员的工作量，将时间集中在财务管理的工作内容中，为公司提供更多的决策依据。从功能上来看：目前国内财务软件通过前面的三个发展阶段应该说已经非常成熟，从表面上已经能够满足企业的财务核算要求。但是我们从深层次和管理角度上来看，管理人员或决策高层希望拿到的财务报表不是简单数据的累加，而是希望通过这些报表来对各项业务进行分析，如通过财务提供的销售收入和销售毛利希望能从多角度(如客户类型，不同产品线，产品销售流向，各销售部门，业务员业绩等)来分析销售情况，而这时如果单纯从财务来看就无法满足要求。而同时对财务人员来说，当发现报表数据错误时，很难去跟踪来源，因此消耗了大量时间。而ERP软件由于其工作原理是以业务流程为导向，因此各种发生的财务数据能够与各项业务行为紧密联系在一起，从财务角度或从业务角度都能够快速进行相互跟踪。由此我们可以看出，财务软件不等于ERP，只能说是ERP的一部分。企业要想进行信息化建设，必须充分了解财务软件和ERP的区别，明确自身信息化目标，合理选择适合企业状况和需求的ERP软件。

企业会计信息化

【】ERP；会计内部控制；优化配置

一、企业会计信息化建设的总体要求

从会计制度要求企业应建立人员岗位制度、账务处理程序制度、内部岗位牵制制度、内部稽核制度、原始记录管理制度等诸多内部控制制度，并从多层面考虑ERP是一个以财务为核心的高度集成的信息系统，管理企业整个供需链，权衡供需对生产、财务、客户、分销和供应信息化手段进行内控，有效地弥补现有人工会计控制的缺陷。企业要根据ERP要求，对企业内部的名类资源包括人、物才、财、信息等进行规划，统筹与整合，形成一个可行的实施环境。

（1）企业应当充分重视会计信息化工作，加强组织和人才培养，不断推进会计信息化在企业的应用。

尽管信息化是方向，但信息化作为企业经营的环境因素，需要与企业发展所处阶段、规模、内部文化、组织架构、员工素质、法律、监管等其他环境因素相互配合，因地制宜地推进，因此，在整体规划的前提下，会计信息化建设内容可以分阶段分步骤逐渐完善，根据企业经营发展的需要来分模块搭建。

企业开展会计信息化工作，首先需要组织、机构和人员的保障。一是要加强对会计信息化工作的组织。会计是企业各方面经营管理信息汇聚的枢纽，规模越大的企业，会计信息化涉及的部门、业务、流程就越多、需要协调的关系就越复杂。因此，一般较大型（或大规模）企业的会计信息化建设与实施，应当由具有足够权限的企业负责人来组织，重大事项需要企业主要负责人主持决策。二是要求具体的部门来负责会计信息化工作。对于具体负责会计信息化工作的主体，应根据企业的规模来定，小微企业可以指定会计部门或者会计人员负责，或者把会计信息化工作交由记账机构；大中型企业可以在会计部门、信息技术部门内部设置专门机构或者岗位负责，或者设置于两部门的专门部门负责。三是要有人才。会计信息化是财务会计、财务管理、内部控制和信息技术的深度融合，需要复合型人才。对于大中型企业来说，会计信息化建设还必须有熟悉本企业情况的复合型人才。只有熟悉本企业情况，才能制定出切合实际的信息化方案，以及能在本企业贯彻推行的配套制度体系。

（2）企业应当根据发展目标和实际需要，合理确定会计信息化建设内容，避免投资浪费。

（3）企业应当注重信息系统与经营环境的契合，通过信息化推动管理模式、组织架构、业务流程的优化与革新，建立健全适应信息化工作环境的制度体系。

会计是企业牵一发而动全身的工作。实践证明，决定会计信息化成败的不是“建”而是“用”。设计上再完美的信息系统，如果不适应企业实际情况，没有相应的制度支撑和配合，没有处理好内外部利益关系，没有得到用户部门的支持，就可能成为摆设，甚至带来负面效应。因此，企业推进会计信息化，不仅要考虑系统建设本身，还要研究管理模式、组织架构、业务流程是否契合。信息系统的建设实施过程，往往也是会计工作变革的过程。变革的关键是相关部门和岗位的认识要统一，而最终结果要以制度的形式来反映和固化。只有认识统一、制度保障前提下的系统，才可能运行良好，达到预期目的和取得预期效益。

（4）企业开展会计信息化工作，应当注重整体规划，统一技术标准、编码规则和系统参数，实现各系统的有机整合，消除信息孤岛。

信息化的优势在于信息的共享和集中，企业经营管理发展到一定层次，必然要求信息更高层次的共享和更大范围的集中。因此，企业会计信息化建设，功能可以逐个模块地搭建，范围可以从局部到全面，但是规划必须是整体性的，技术标准必须是统一的。要求企业各部门、各单位的系统不能各自为政，必须为将来的整合做好准备，必须采用一种“语言”说话。这样，未来各个系统之间才能“对话”，信息化的优势也才能充分发挥。否则，各种系统就会成为一个个信息孤岛，相互间没有联系。企业开展会计信息化建设，从一开始就要有顶层设计，要在统一下进行。要有统一的技术标准、编码规则和系统参数。

（一）企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化，实现企业内部信息资源共享

《工作规范》第二十八条规定：“企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化，通过业务的处理直接驱动会计记账，减少人工作，提高业务数据与会计数据的一致性，实现企业内部信息资源共享”。信息化的趋势之一是不同业务系统的集成。过去，企业经营数据可能需要先导出，经格式转换、分类汇总等人工处理后再倒入或者输入会计系统。现在，业务系统与会计系统互联后，业务发生时，业务系统就可以将数据直接推送给会计系统。会计系统根据这些数据，按照既定规则生成记账凭证并自动记账。这一过程就是业务直接驱动的记账。它的优势在于：一是提高效率；二是增进会计核算的及时性；三是避免人工错；四是防止；五是提高系统间数据一致性。其要求是业务系统和会计系统在技术标准、编码规则和系统参数等方面的统一，否则无法实现自动的数据交换。

（二）企业应当利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心

《工作规范》第三十四条规定：“分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心”。财务共享服务中心类似于会计集中核算，其区别仅在于财务共享服务由内相对的共享服务中心提供，共享服务中心与服务对象（即下属公司）按照市场化关系签署服务协议，而不是上下级关系或业务指导关系；同时不受地域和空间的限制。

根据企业实际需要和发展情况，财务共享可以是部分业务流程的共享，也可以是包括对外报告和财务分析在内的全业务领域的共享；可以是所有地域集中的共享，也可以是区域性集中的共享。一般企业财务共享的服务领域主要集中在应收应付管理、固定资产、总账、旅与报销、财务报表、员工薪酬、资金管理等交易型业务流程；也有的企业将内部审计、预算、与分析、财务风险管理等非交易型业务纳入财务共享范围。财务共享具有以下优势：

一是高效率低成本。财务共享的主要目的就是提高财务处理效率，节约财务成本。通过把内部不同单位相同的、重复设置的财务职能集中到共享中心处理，实现人员、设备、知识、经验、制度的共享，形成规模优势。

二是实现了财务人员专业化要求。财务共享形成财务人员更为明细的专业化分工，让各类财务人员一方面能够将更多时间集中在各自擅长的领域，充分发挥自身的优势，另一方面又在各自领域得到丰富的经验积累，从而大幅提升各类财务工作的专业水平，提高财务工作质量。同时，财务共享将会计核算工作从企业财务部门中相对剥离出来，使财务部门有更多精力关注与发挥会计的管理职能。

三是达到了以服务为导向。实施财务共享后，财务就从企业的内部职能部门转变为外部服务供应商。共享服务中心与内客户签订的共享服务协议，一般约定了服务的内容、时间期限和质量要求，这就促使财务机关转变自身定位，树立服务意识，以客户需求为导向，从而使财务工作更多地响应企业其他职能的需求，提高财务服务的满意度。

（三）企业应实现与外部单位信息系统的互联互通

《工作规范》第二十九条规定：“企业应当根据实际情况，开展本企业信息系统与银行、供应商、客户等外部单位信息系统的互联，实现外部交易信息的集中自动处理”。信息化的一大驱动力是互联互通的需求，企业间信息的互联是必然的发展方向。企业间互联实际上是会计信息系统与业务系统的集成向企业外部的拓展，其目的也是实现自动记账，只是将驱动记账的环节向前更进了一步。因此，会计系统与业务系统集成所具有的优势，企业间互联也同样具备。不但如此，企业间互联还有更多优势：

一是为交易及其核算的无纸化奠定了基础。企业互联后，纸面传递的信息就可以被电子信息代替，证明、确认或者认可等都可以通过电子签名实现。特别是在电子（含电子签名信息）进一步推广的情况下，绝大多数的企业间交易都可以实现完全的无纸化，从而降低交易成本，节省资源。

二是为企业改进、升级营销模式提供了契机。对于银行、电信、能源、旅服务、电子商务平台类企业来说，他们的客户可能存在交易无纸化需求。因此，提供专门的客户端软件或者标准接口，供客户信息系统获取电子凭证，就成为改进、升级营销模式、提高企业竞争力的一种手段。

三是有利于交易和信息的集中处理。企业间互联一般是通过统一端口进行，业务和相关信息从一开始就是集中处理的，这就减少了信息处理环节，降低了成本，提高了效率，而不像传统交易方式那样，由各层面、各地域分散进行，然后再进行信息的集中。

三、选择会计软件

《工作规范》第二十六条规定：“企业配备会计软件，应当根据自身技术力量以及业务需求，考虑软件功能、安全性、稳定性、响应速度、可扩展性等要求，合理选择购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发”。

（一）取得会计软件的方式

（1）自主开发。是指依靠自身的技术力量，完成会计信息系统的需求分析、系统设计、程序代码编写和测试及系统维护、升级等阶段的工作。对开发的软件拥有全部版权，享有全部收益，同时也承担全部风险。

（2）委托开发。是指委托软件开发单位，根据本单位的实际业务进行会计信息系统的开发。委托开发的软件版权一般归委托单位所有。

（3）联合开发。是指和其他单位共同组成开发小组，发挥各自优势，利用双方自愿，共同完成本单位会计信息系统的开发工作。联合开发的产品版权一般归双方共同所有。

（4）购买商品化软件。是指在市场上选购适合本单位需要的商品化会计软件，经过实施（含二次开发）后建立本单位的会计信息系统。商品化会计软件的版权归供应商所有。

（二）选择适合的商品化会计软件

1.选择商品化会计软件的方法和步骤

在分析整理自身需求后，可以采取以下方法和步骤在市场上选择所需要的商品化会计软件。

（1）收集市场信息，确定候选的供应商；

（2）访问软件公司，了解其综合实力和产品信息；

（3）访问软件公司客户，了解其软件质量和服务；

（4）请有关咨询公司帮助选型；

（5）模拟运行方式；

（6）招标评价。

2.软件评价标准

（1）软件的功能。软件功能应满足本单位当前和今后发展的需要。功能的冗余只会造成使用和维护的复杂化。软件可用部分的比率，取决于软件对用户的使用程度。另外要考虑系统的开放性，预留各种接口。

（2）开发工具。任何商品化软件都不能完全适用于本单位的需求，都或多或少地需要二次开发。

（3）软件文档。商品化软件必须配备完整的文档，如用户手册、不同层次的培训教材（如会计软件设计开发的工具培训手册、数据库开发及维护培训手册、产品功能培训手册等）及产品实施指南等。文档应全面详尽，以帮助用户自学和使用。

（4）售后服务与支持。售后服务与支持工作关系到项目的成败。售后服务工作包括各种培训、项目管理、实施指导、二次开发及用户化，可由专业的咨询公司或软件公司承担。由熟悉组织管理、有实施经验的专家组或顾问组做好售后的支持与服务工作。

（5）软件供应商的信誉和稳定性。选择软件时要考虑供应商的实力和信誉。软件供应商应当由长期的经营战略，能够跟踪技术的发展和客户的要求，不断对软件进行版本的更新与维护工作。

（6）价格问题。价格方面主要要考虑软件的性能、功能、技术平台、质量、售后与支持等，另外也要作相应的投资效益分析。

（7）对原有资源的保护。这里所说的资源不仅指硬件资源，还包括已有的数据资源。这样在选择软件时就要考虑软件产品对硬件平台的要求是否过高，原有的PC机能否适应，原有的数据资源能否平滑地移植到新的系统中。

《工作规范》第二十七条规定：“企业通过委托外单位开发、购买等方式配备会计软件，应当在有关合同中约定作培训、软件升级、故障解决等服务事项，以及软件供应商对企业信息安全的”。

四、无纸化要求

信息技术的发展已经使电子资料能够代替纸面资料，然而受过去文件规定以及习惯和观念的束缚，企业不得不将电子会计资料输出为纸面文件，造成纸张、设备、能源、人力、储存空间的消耗。据统计，我国企业每天因会计资料打印而发生的成本超过100万元。

信息化的价值和目标之一是取代手工作业和纸面文件。如果没有充分的理由，仅仅因为会计资料是电子形式而不予认可，则信息化的优势就大打折扣，也会挫伤企业开展会计信息化的积极性，阻碍会计信息化的深入发展。而且，会计资料的纸面要求，会进一步导致企业间交易摆脱不了纸面文件的传递，整个经济体系交易环节的信息化发展也受到制约，从而阻碍产品和服务模式的创新。

从政策制度层面认可电子会计资料的有效性，免除企业对一定范围内会计资料的打印，是建设生态文明，促进整体信息化水平进一步提高的现实要求。《工作规范》第四十条、第四十一条为此做了相应规定。尽管内容不多，这两条规定却在政策层面实现了无纸化的破冰，是工作规范的重要突破之一，对企业提高会计工作效率，乃至对整个的信息化应用的深入都将带来深刻的影响。

尽管无纸化是方向，但从会计资料作为会计核算结果的证据和线索具有保存价值来讲，会计资料无纸化也不是随意的、无条件的。《工作规范》第四十条、四十一条的规定有两层含义：一是会计资料可以无纸化管理；二是只有在保证会计事项可追述、可证明的条件下，才能对会计资料进行无纸化管理。

（一）内部生成会计资料的无纸化

关于内部生成会计资料的无纸化，企业应把握好以下问题：

（1）会计资料范围。可以无纸化管理的会计资料是指内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料。这里的会计凭证，包括原始凭证和记账凭证，会计账簿包括总账、明细账和日记账，而辅助性会计资料则含义比较宽泛，它包括固定资产卡片、项目辅助账、部门辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。

（2）业务范围。第四十条第（一）项规定：“所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务”。这里的“重复发生”是指一年内反复发生；这里的“日常”是指在企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。例如：购销业务、固定资产折旧、货资金收付、应收应付等，这些业务比较明显属于重复发生的日常业务，相关的会计资料，如凭证、分类账、日记账、固定资产卡片、银行余额调节表等，都属于满足该项条件的会计资料。每月结账，相关记账凭证满足这里的“重复发生的日常业务”条件。而利润分配一般是一年进行一次，每次发生的内容不完全相同，也不能预期一定会发生，因此不满足该项条件。债务重组、企业并购等事项，尽管有可能在一年内重复发生，但这种重复并不是企业经营循环中必然发生的事项，不可能预期，因此也不符合该项条件。

（3）自动生成。第四十条第（二）项规定：“由企业信息系统自动生成”。这里所说的自动生成，也就是“原生”电子会计资料，它与“从纸面转换”是相对应的。原生会计资料一般都与重复发生的日常业务相关。例如，对于电信企业，确认话费收入的分录是由业务结算系统传递数据，会计软件根据既定业务规则自动生成的，这种情况下的记账凭证就是原生电子会计资料。而如果一项原始凭证从纸面扫描为电子影像，或者将手工填写的记账凭证（例如工资分配、利润分配等）输入会计软件中，这些电子资料就是“从纸面转换”的，而不是由信息系统自动生成。还有的纸面会计资料转换为电子资料后，又经过进一步处理，继续转换为其他资料，则其他资料应视为“原生”而非“转换”的，例如，一张纸面销售单录入信息系统中，则这张销售单属于“转换”的原始凭证，但如果系统录入的销售数据自动生成了记账凭证，则该记账凭证就应视为“原生”电子资料。

（4）可查询性。第四十条第（三）项规定：“可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出”。这里的“及时”是指，电子会计资料应当随时处于“在线”状态，打开终端设备就可以访问到，而不需要复杂的技术准备过程；“人类可读”是相对于“计算机可读”而言，它包括两层含义，一是资料要以人类可以理解的形式呈现，而不是一堆计算机代码和纯数据；二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式，而不是体现特殊逻辑的内容格式。

（5）防篡改机制。第四十条第（四）项规定：“企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制”，这与第二章中第十条的要求是一致的。防止篡改是确保会计资料的证据和轨迹价值的基本要求，防篡改数据的机制是信息系统层面的问题，它不仅涉及会计软件功能，还涉及诸如安全、职责分工和流程设计等问题。因此，企业选用会计软件首先应遵循第二章的有关要求，此外，会计软件本身在设计上应当有防篡改机制，包括对数据的加密，对各类系统作权限的分离控制等。

（6）备份制度。第四十条第（五）项规定：“企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外和人为破坏的影响”。建立电子资料的备份制度，是保证会计资料安全的基本要求。因此，《工作规范》第三十八条就规定了“企业应建立电子会计资料备份管理制度，确保会计资料的安全、完整和会计信息系统的持续、稳定运行”。电子资料相对于纸面资料有更多的灭失风险因素。在会计资料打印输入的情况下，纸面资料与电子资料实际形成相互备份关系。而一旦不打印了，则对于电子资料的备份要求就应当增强。备份的手段很多，包括异地备份、磁盘阵列、刻制光盘等，主要是技术层面问题，关键是要建立一套完善的数据库备份体系。

（7）建立索引。第四十条第（六）项规定：“企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系”。建立会计资料索引体系，目的是保证会计资料的线索性和相互关联性。会计资料的量达到一定程度，可检索性就成为与安全性、真实性同等重要的一个问题。无法检索的资料，和没有资料没什么区别。建立索引体系的要求，主要包括三层意思，一是每类会计资料要有系统的编码措施，通过编码形成各类会计资料间的交叉索引，即通过一类资料可以向前向后追溯其他相关资料，保证线索不断；二是通过索引能够找到会计资料，对于纸面资料，索引必须包含资料的物理空间位置信息，对于电子资料，信息系统应能通过索引（编码）访问到数据资料；三是对电子资料和纸面资料要建立统一的索引体系，尽管存储方式不同，电子资料和纸面资料内在是有机联系的整体。在电子资料中，应当含有相关纸面资料的索引信息，在纸面资料中，也应当包含相关电子资料的索引信息，从而实现电子资料和纸面资料的互查。企业应当制定会计资料索引体系的总体检索规则，明确那些资料是纸面资料，应当如何检索，哪些资料是电子存储，应当通过信息系统的何种功能路径访问。

（二）外部获取会计资料的无纸化

外部获取会计资料的无纸化管理条件与内部生成会计资料有很多相同的内容，但在确保资料的真实性、可靠性方面有一些特殊要求：

（1）外部获取会计资料的范围。外部获取会计资料是指记载内容需要企业外部人员或者机构认可的会计资料。这类资料的范围较广，主要是原始凭证，如、银行回单等。此外，还包括银行对账单、购销合同等其他外部获取资料。需要注意的是，外部获取资料不等于外部制作的资料。一份会计资料由本企业制作，但经过了外部认可，也属于这里所说的外部获取会计资料。例如，产品订单，一般来说其格式和项目由本企业设计，但如果需要客户的签章确认，就属于外部获取会计资料。

（2）电子签名。外部人员或者机构对会计资料的确认，在形式上体现为签字或者盖章。对于电子资料来说，也就是要有电子签名。由于电子签名的效力得到法律的认可，电子签名使需要相关方认可的电子文件能够代替纸面文件成为证据使用。这正是外部获取会计资料无纸化的法律依据。第四十一条第（一）项规定，采用无纸化管理的外部获取会计资料必须附有电子签名，这里有两个要求：一是电子签名应当是对会计资料进行认可的外部个人或者机构的，而不是企业自身的；二是电子签名应当是“可靠的”。《中华电子签名法》第十三条就规定，可靠的电子签名必须同时符合以下条件：“（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现”。第十四条同时还规定，“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。

五、企业会计信息化的其他要求

（一）对会计信息系统前端系统建设的参与

《工作规范》第三十条规定：“企业进行会计信息系统前端系统的建设和改造，应当安排负责会计信息化工作的专门机构或者岗位参与，充分考虑会计信息系统的数据需求”。会计是企业经营管理各方面信息汇聚的枢纽，处于信息流的下游。可以说，会计信息系统是其他业务系统的重要用户，因此，会计信息化专门机构或者岗位又不要想起他业务系统提出对上游信息的需求，也就有不要参与前段系统的建设工作。会计信息化专门机构或者岗位对前段系统建设的参与，重点是要注意前段系统采集或者生成的信息内容是否满足会计工作需要，以及前段系统采用的技术标准、数据字典是否与会计信息系统兼容。

（二）会计信息系统要遵循企业内部控制规范体系要求

《工作规范》第三十一条规定：“企业应当遵循企业内部控制规范体系要求，加强对会计信息系统规划、设计、开发、运行、维护全过程的控制，将控制过程和控制规则融入会计信息系统，实现对违反控制规则情况的自动防范和，提高内部控制水平”。会计信息系统不仅是内部控制手段，同时也是内部控制的对象。企业对会计信息系统建设应用周期的每个环节都要进行有效的控制，才能保证系统中融入的控制功能正确地发挥作用。

（三）允许计算机自动审核凭证

《工作规范》第三十二条规定：“对于信息系统自动生成、且具有明晰审核规则的会计凭证，可以将审核规则嵌入会计软件，由计算机自动审核。未经自动审核的会计凭证，应当先经人工审核再进行后续处理”。这是工作规范在适应信息化时代要求方面的又一个突破。采用自动化审核，要把握两点：一是必须是系统自动生成的凭证，包括原始凭证和记账凭证；二是要求已量化的明晰的审核规则。

（四）企业会计信息化要逐步推进

《工作规范》第三十三条规定：“处于会计核算信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现资金管理、资产管理、预算控制、成本管理等财务管理信息化。处于财务管理信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现财务分析、全面预算管理、风险控制、绩效考核等决策支持信息化”。这是对企业会计信息化工作的方向性，不断将企业会计信息化工作引向深入。

（五）企业在会计信息化建设和实施过程中要增强保密意识

《工作规范》第三十九条规定：“企业不得在非涉密信息系统中存储、处理和传输设计秘密，关系经济信息安全的电子会计资料；未经有关主管部门批准，不得将其携带、寄运或者传输至境外”。维护企业电子会计资料安全是保障经济信息安全的重要组成部分，企业在建设和实施会计信息化过程中，应当增强保密意识，建立和完善专项规章制度，加强对有关人员的教育和管理，进一步做好保密管理工作。

（六）对外商投资企业使用会计软件的要求

《工作规范》第三十五条规定：“外商投资企业使用的境外投资者指定的会计软件或者跨国企业统一部署的会计软件，应当符合本规范第二章要求”。它强调，任何企业的会计软件都需要遵循工作规范第二章的要求，没有例外情况。例如，境外投资者指定的会计软件或者跨国统一部署的会计软件，必须在根据《工作规范》要求进行等修改完善后，财政交付使用。

（七）对会计信息服务系统数据的要求

《工作规范》第三十六条规定：“企业会计信息系统数据的部署应当符合有关规定。数据部署在境外的，应当在境内保存会计资料备份，备份频率不低于每月一次。境内备份的会计资料应当能够在境外不能正常工作时，满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要”。这里只是做了一些原则性规定，企业应当在该原则基础上自行把握。

（八）企业会计资料的归档管理

《工作规范》第四十二条规定：“企业会计资料的归档管理，遵循有关会计档案管理的规定”。这里的“会计档案管理规定”是指和制定的《会计档案管理办法》。该办法第六条规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，一年之后再归档。因此，企业对于电子会计资料归档管理的时点问题，可暂按上述规定执行，归档前，电子会计资料的管理遵循本工作规范的规定。